Damit dies möglich ist, wird vom Landkreis Forchheim, den beteiligten Gemeinden mit ihren Feuerwehren und den sportlichen Mitveranstaltern ein riesiger, organisatorischer Aufwand betrieben. Ohne die Mitarbeit ehrenamtlicher Helfer wäre solch ein „Event“ nicht möglich. Mehr als 900 Menschen sind an diesem Tag hinter den Kulissen unterwegs, um Gästen wie Sportlern einen erlebnisreichen Sonntag zu bieten.
Ab 6 Uhr schwärmen die Helfer aus, damit die Infrastruktur für den Fränkische Schweiz- Marathon pünktlich fertig ist. 41 Kilometerschilder werden aufgestellt (von der DJK Eggolsheim) zwischen Forchheim und der Sachsenmühle, dazu 14 Verpflegungsstellen (alle fünf Kilometer eine) eingerichtet. Zirka 150 freiwillige Helfer (unter Leitung des Technischen Hilfswerks) betreuen hier die Sportler. Jede Verpflegungsstation besteht aus fünf bis zehn Biertischen, an denen Mineraldrinks (insgesamt 4500 Liter) und Wasser (zirka 2000 Liter pro Station) aus insgesamt rund 50 000 Bechern und 8000 Bananen (gedrittelt) verteilt werden.
Das Tiefbauamt des Landkreises Forchheim wird die Laufstrecke zwischen Ebermannstadt und der Wende bei der Sachsenmühle unterhalb von Gößweinstein in Rekordzeit mit 600 Pylonen in zwei Hälften teilen. Start, Wende und Ziel werden aufgebaut und eingerichtet, vier Zeitmessstationen installiert, Stromgeneratoren in Betrieb genommen, große Tanks mit Wasser befüllt, Mineralgetränke, Wasser und Bananen sportlergerecht abgefüllt, beziehungsweise portioniert. In Forchheim und Ebermannstadt müssen zirka 900 Meter Absperrgitter aufgestellt werden. Bis 19 Uhr wird dann alles wieder abgebaut und eingesammelt.
In Forchheim am Paradeplatz sorgt die LG Forchheim, zusammen mit der Stadt Forchheim und der Feuerwehr für die Infrastruktur des Starts. In Ebermannstadt betreuen die LG Forchheim zusammen und der TSV Ebermannstadt die Sportler – an den beiden Zieleinläufen (etwa auf Höhe des Gasthofes „Zum Bayerischen“) und der Wechselstation (Aral-Tankstelle) für die Team-Läufer. Für die Wende bei der Sachsenmühle ist die DJK Kersbach zuständig.
In Forchheim, Ebermannstadt, Streitberg und der Sachsenmühle versorgen Moderatorenteams die Gäste mit Informationen und stellen die vorbeikommenden Sportler vor. Der Marathon wird nach den Bestimmungen des Deutschen Leichtathletikverbandes und des Bayerischen Rollsport- und Inlineverbandes durchgeführt, daher besteht für alle Skater Helmpflicht. Auch Brems- und Zugläufer gehören dazu.
Die DJK Kersbach hat wie in den Vorjahren auch die Ausgabe der Startunterlagen übernommen. Am Samstag zwischen 12 und 19 Uhr und am Sonntag früh von 6 bis 7 Uhr sind dafür zirka zwölf Leute im Saal des Gasthofs „Sonne“ in Ebermannstadt eingesetzt. Rund 250 Feuerwehrleute aus 30 Vereinen sorgen dafür, dass die Zufahrten zur B 470 zwischen Forchheim und Pottenstein zwischen 7 und 19 Uhr für den Autoverkehr gesperrt werden.
Nach dem Marathon steht die gesperrte Bundesstraße bis 19 Uhr Radlern und Wanderern allein zur Verfügung. Ungewohnte Stille in reizvoller Umgebung auf der „Hauptschlagader“ der Fränkischen Schweiz und Straßenfeste in den Orten entlang der autofreien Strecke zwischen Forchheim und Pottenstein bieten ein attraktives Angebot, die Region als „sanfter Tourist“ zu erleben.
In Würdigung der zu leistenden ehrenamtlichen Arbeit lädt Landrat Reinhardt Glauber (als Initiator des autofreien Sonntages) am Montag, 6. September, ab 19 Uhr alle beim autofreien Sonntag aktiven Männer und Frauen zu einem „Helferfest“ auf dem Marktplatz beim Gasthof „Sonne“ in Ebermannstadt ein.